Vuoi migliorare il tuo lavoro in ufficio?

Se sei arrivato quì, sarai interessato a migliorare e velocizzare delle partiche lavorative in ufficio.
Non perdo altro tempo e arrivo subito al dunque, esponendoti una situazione piuttosto comune negli uffici. Magari anche nel tuo.

Ti sarà certamente capitato di dover gestire particolari documenti e in grande quantità.
- Ad esempio inviando lettere commerciali ad un certo numero di clienti.
- Inviare delle comunicazioni a determinati fornitori.
- Dover estrarre da una lista solo una determinata tipologia di nominativi.
Ti sei già trovato a dover affrontare una situazione del genere ?
In quanto tempo hai svolto il lavoro ? e come ?

E se ti dicessi che tutto si può svolgere facilemte in meno di 15 minuti ?

Premetto che non tutte le casistiche sono uguali, ecco perchè ti offro un chek-up gratuito per migliorare la produttività e la qualità del lavoro.
Se vuoi usufruire di questa possibilità senza nessun impegno compila il form cliccando quì
Ti invito comunque a proseguire nella lettura, perchè ti esporrò un caso interessante.

Bene, partiamo con questo caso che potrebbe essere considerato raro e complesso.

Il caso C.D.A

Azienda con più di 200 clienti, che ha la necessità di inviare periodicamente nell' arco dell' anno delle lettere di avviso a circa 150 clienti.
Tramite queste lettere, i clienti vengono avvisati che dovranno sottoporre delle loro attrezzature ad un cotrollo, che si effettua una volta ogni anno.

Il problema per l' azienda, deriva dal fatto che non tutti i clienti possiedono le stesse attrezzature e che non tutti pagano lo stesso prezzo per motivi di contratto.
Ora ti mostro come svolgevano questo compito prima di conoscermi. Esaminiamo insieme i passaggi e vediamo.
Il loro incaricato "di solito l'impiegata" il primo giorno del mese, passa in rassegna l'archivio delle fatture dell' anno precedente alla ricerca di quella riguardante il controllo annuale. Trovata la fattura prende nota del cliente, dell'importo e delle attrezzature a suo carico, e trascrive il tutto su una lettera in word.
Quanto tempo occorre per creare la lettera per un singolo cliente ? Vediamo isnieme.
- Diciamo che la lettera è già inpostata, deve solo cambiare piccole parti. Quantifichiamo l'operazione in 2 minuti.
- Deve ricercare la giusta fattura per il cliente. Supponiamo che impiega circa 5 minuti per trovarla.
Per creare la lettera di avviso di un cliente occorno 7 minuti.
Tenendo conto che il numero minimo di lettere in un mese va da 0 a 5 e il numero massimo va da 6 a 25, proviamo a fare un calcolo medio tra minimo e massimo.
Numero minimo di lettere: (2 lettete) * (7 minuti) = [14 minuti]
Numero massimo di lettere: (14 lettere) * (7 minuti) = [98 minuti] ovvero 1 ora e 38 minuti

Osservando il calcolo basato su una media, ti renderai conto che il tempo impiegato per la creazione di queste lettere è davvero tanto, senza contare che durante quella fase, l' incaricato poteva essere interrotto ad esempio dal telefono che squillava, o dall' arrivo del postino o da altre possibili distrazioni, tutte cose che aumentano le possibilità di errore. Ti assicuro che gli errori su queste comunicazioni capitavano di frequente.

Oggi attraverso una soluzione da me creata, possono creare 25 lettere in meno di 5 minuti.

CONCLUSIONI FINALI

Eccoci alla fine, se hai letto il caso che ti ho esposto e se hai riscontrato qualche analogia con le casistiche che hai affrontato o devi offrontare richiedi un check-up gratuito, potrai migliorare sensibilmente il tuo livello di lavoro. Ti irocrdo che moltissimi mezzi di automazione per l'ufficio ti vengono già forniti da Microsoft Office che tutti usano nel proprio ufficio, il punto sta nel saperli utilizzare correttamente.

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